Cabe salientar que é grande a diversidade de documentos a serem inscritos no Registro de Títulos e Documentos, logo citemos alguns destes, bem como as providências necessárias ao registro dos mesmos. Conforme dispõe o artigo l27 da Lei 6015/73 - Lei dos Registros Públicos - caberá ao Registro de Títulos e Documentos.
I - dos instrumentos particulares:
- os instrumentos particulares serão registrados para constituírem provas de obrigações convencionais de qualquer valor;
- os documentos deverão ser analisados quanto a sua forma e conteúdo;
- deverá ser observado se estes estão devidamente assinados e datados;
II - do penhor comum sobre coisas móveis:
Tem este registro o fim de gravar ou onerar o bem dado em garantia, logo este deverá ser previamente examinado eis que deverá estar perfeito quanto à forma e conteúdo;
Neste tipo de contrato em que há garantia real, devemos observar a presença de alguns requisitos legais:
a) se o devedor for pessoa jurídica e o valor do bem apenhado for superior à R$ 15.904,18, este deverá vir acompanhado de certidão negativa do INSS (conforme ordem de serviço n.° 207 de 08.04.99) e da receita federal (conforme instrução normativa da SRF n.° 93 de 26.11.93).
b) se o credor for banco oficial ou estatal far-se-á necessária a juntada da certidão negativa expedida pela receita federal, face à instrução normativa supra citada, independente do valor do bem apenhado.
III. - Contratos de Parceria Agrícola ou Pecuária:
Como todos os contratos estes devem
ser analisados quanto à forma e conteúdo.
Deverá ser observado se estão
devidamente datados e assinados.
Ao Registrador não caberá a exigibilidade do reconhecimento de firmas nos documentos apresentados para registro (salvo exigência legal), muito embora pareça de "bom alvitre" a sugestão aos requerentes, no sentido do reconhecimento de firmas.
IV - Dos Registros para mera conservação e publicidade:
Alguns documentos por possuírem
competência diversa ao Registro de Títulos e Documentos, somente
poderão ser registrados mediante provocação, ou seja,
acompanhados por requerimento solicitando o registro para fim de mera conservação
e publicidade; é o caso, por exemplo, dos projetos e eventos, promessas
de compra e venda de bens imóveis, atas de condomínios, poemas,
letras de música e outros.
Nestes registros
será lançado tanto no próprio documento como no Livro
de Registro a seguinte afirmação:
"Documento registrado nos termos do art. 127, inciso VII, da Lei 6015/73, para fins de mera conservação e publicidade do mesmo, a pedido da parte interessada."
Após o exame e considerados aptos ao registro os documentos serão protocolizados, registrados, microfilmados e concluído o processo de registro serão entregues ao requerente mediante devolução do protocolo.
Conforme dispõe o parágrafo único do já citado dispositivo legal, caberá ao RTD o registro de :
a) Documentos pessoais:
- dentre estes podemos arrolar alguns passíveis de registro: cédula de identidade, título eleitoral, cadastro de pessoas fisicas, carteira de Trabalho e Previdência Social, certidão de Nascimento, certidões comprobatórias do estado civil, passaporte, carteira de habilitação etc.
- para registrar todo e qualquer documento pessoal basta a apresentação do mesmo neste Serviço, uma vez que dispensam análise prévia.
b) Termos de abertura e encerramento de livros contábeis:
- somente poderão ser registrados neste Serviço termo de abertura e encerramento de livros contábeis daquelas entidades cujos atos constitutivos estejam registrados no RCPJ;
- todo livro contábil apresentado deverá ser acompanhado do anterior (já findo) bem como de requerimento, assinado por representante da Empresa com firma, reconhecida, solicitando o registro;
- o livro será examinado quanto
ao seu conteúdo, ou seja, deverá ser observado se contém
o número de folhas indicado em seus termos;
- os termos deverão estar assinados
pelo representante legal da Empresa.
c) Atas:
- somente poderão ser registradas
neste Serviço atas daquelas entidades cujos atos constitutivos estejam
registrados no RCPJ;
- as atas poderão ser apresentadas
tanto em folhas soltas quanto em livro proprio;
- se apresentadas em livro próprio deverá ser observado se este está formalmente correto, ou seja, se contém os devidos termos de abertura e encerramento respectivamente, assinados e rubricados em todas as folhas pelo representante legal daquela entidade.
d) Declarações e Cartas
- Estes documentos serão examinados
previamente quanto a sua forma e conteúdo eis que os mesmos não
poderão ser atentatórios à moral e aos bons costumes;
e) Termos de Responsabilidade
O procedimento quanto ao exame destes documentos será o mesmo usado nas declarações, muito embora nos termos seja solicitado ao requerente o reconhecimento da firma.
f) Cartas de Anuência
Estes documentos serão analisados tanto em relação à sua forma bem como quanto à obrigação que esteja sendo anuindo;
Será exigido o reconhecimento de firmas daquele que anui, se pessoa jurídica a exigência far-se-á em relação ao reconhecimento de firma da pessoa juridica. Após examinados e considerados aptos ao registro os documentos serão protocolizados, registrados, microfilmados e entregues ao requerente mediante apresentação de protocolo.
A Lei 6015/73 em seu artigo l29 elenca documentos cuja inscrição é obrigatória, para que os mesmos adquiram qualidade "erga omnes", vejamos alguns deles bem como as providências necessárias ao registro dos mesmos:
a) Contratos de Locação
- Estes contratos deverão ser analisados quanto à sua forma, quanto à assinaturas das partes, bem como dos fiadores e, em sendo o fiador casado, observar a presença da outorga uxória.
- Este documento deverá conter reconhecimento das firmas, local e data, valor e prazo da obrigação de forma a não suscitar dúvidas.
b) Cartas de Fiança:
- Independente do compromisso por elas abonados, as Cartas de fiança deverão ser analisadas quanto à forma, ou seja, deverá ser observado assinaturas, local e data;
- Estes documentos deverão trazer as firmas reconhecidas de todos aqueles que afiançam a obrigação, bem como de seus cônjuges.
c) Os contratos de compra e venda de
bens móveis em prestações, com reserva de domínio,
as promessas de compra e venda, qualquer que seja a forma de que se revistam:
.
- os supra citados documentos deverão
ser observados quanto à forma, conteúdo, objeto, local e
data e assinatura.
d) Os contratos de alienação
fiduciária:
- Este tipo de contrato requer uma
juntada especial de documentos no sentido de efetivar o registro;
- Conforme Instrução Normativa da SRF n.° 93 de 26/ 1 1 /93 e Ordem de serviço n.° 207 de 08/04/99, quando for o devedor pessoa jurídica deverá ser observado o valor do bem dado em alienação fiduciária eis que, se maior que R$ 15.904,l8, far-se-á necessária a juntada das certidões da Receita Federal e INSS.
- Em não sendo possível a referida juntada, exigir-se-á decláração sob as penas da lei, que o bem dado em garantia não incorpora o ativo permanente da pessoa jurídica bem como esta não possui empregados, nem comercializa sua produção no exterior.
e) Documentos procedentes do estrangeiro
- Estes documentos para serem registrados deverão vir acompanhados da respectiva tradução, feita por tradutor juramentado, sob pena de não serem registrados.
f) As quitações, recibos
e contratos de compra e venda de veículos.
- Serão estes observados em
sua forma e conteúdo;
- o objeto deverá estar bem
qualificado, identificado;
- todos os envolvidos no documento
deverão assinar, sugere-se o reconhecimento de firmas.
- Uma vez examinados e achando-se conformes com todas as exigências, os documentos serão protocolizados, registrados, microfilmados e findo o processo serão entregues ao requerente mediante apresentação do protocolo.
Das Notificações:
Caberá ao Registro de Titulos e Documentos a execução das Notificações extrajudiciais;
- A carta para notificação
será apresentada para registro sempre em número de vias suficientes
aos destinatários, mais uma via que ficará no Serviço
aguardando sua execução e não será permitida
a anexação de objetos ou documentos originais, para entrega
ao destinatário.
- O documento será protocolizado,
registrado e microfilmado.
As vias endereçadas aos destinatários
serão entregues aos notificadores, os quais sairão a procura
dos destinatários em seus respectivos endereços.
- A entrega da notificação é pessoal, logo só se considera cumprida quando o próprio destinatário recebê-la apondo sua assinatura e data em recibo próprio.
- O cumprimento ou não da notificação
será certificado à margem do livro, bem como naquela via
deixada no Serviço e esta será entregue ao requerente mediante
apresentação do protocolo.